A menos de mes y medio de terminar el año, hablamos de 3 pasos para evaluar la gestión. Puede servir a nuestra organización al cierre de cada año fiscal, de cada proyecto etc.
Crear el espacio y el ambiente
Estas retrospecciones no tienen por qué ser costosas, pero hacerlas en un lugar especial, apartado y libre de distracciones permitirá a los asistentes concentrarse. Además, crear el ambiente diferenciado y menos tenso para hacer la retrospección permitirá que las ideas fluyan con mayor facilidad.
Se sugiere que sean grupos pequeños, no más de 15 personas, y si requieres de más tal vez puedas considerar organizar varias reuniones con grupos pequeños en lugar de una sola.
Nada está de más, algo de música relajante, un entorno agradable, cómodo, que invite a la participación y a la conversación.
Repito, no tiene por qué ser un lugar costoso, pero siempre caerá bien un lugar diferente.
Sé sincero y establece el mapa
Toda retrospección requiere que alguien tome las riendas de la reunión y evite que nos vayamos por las ramas. Establece claramente qué se está evaluando, puede ser un proyecto, un periodo de tiempo, un fracaso, un lanzamiento de producto etc.
Además de liderar la reunión, debes comprometerte con ella, ser parte del diálogo y la evaluación. No es lugar para buscar culpables o establecer castigos, porque al hacer eso restringes la participación, es lugar para evaluar el desempeño, encontrar causas que deben ser corregidas y aciertos que deben ser repetidos.
Sé sincero con tu punto de vista como líder, deja claro si se cumplieron los objetivos, si crees que el equipo hizo un buen esfuerzo, o de lo contrario, con respeto deja claro que crees que el equipo puede dar más y que tienen tu apoyo para lograrlo. Esto debe ser concreto, sin acaparar mucho tiempo, recuerda que el objetivo es que todos participen con su punto de vista sobre cómo se dieron las cosas.
Tiempos
Es importante planificar esta sesión con tiempo. También definir el tiempo que tomará y evitar que se extienda demasiado. Cuando se hayan establecido acciones es importante que los responsables estén claros y, por supuesto, los tiempos en los que se esperan resultados.
La administración del tiempo es muy importante para que estas reuniones sean productivas. Recuerda tratar de mantener energías positivas durante toda la reunión y cuando empiece la fricción un tiempo fuera no caería nada mal.
Buena caza.