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3 formas de manejar lo urgente

formas de manejar lo urgente

¿Quién no tropieza con manejar lo urgente, lo importante y lo cotidiano? Hacer malabares entre las 3 cosas es un reto para los líderes.

Hoy nos enfocamos en 3 formas de manejar lo urgente.

  1. Ser despiadado

Muchas personas escucharon sobre el cuadrante de clasificación entre urgente e importante.

En un cuadrante se encuentra aquello que es urgente y no importante, en otro lo importante y no urgente, en el siguiente lo no urgente y no importante y en el final lo urgente e importante.

El primer paso es clasificar nuestra actividad y si se encuentra en el cuadrante de no urgente ni importante, seamos despiadados con su tratamiento. Podemos delegarlo, aunque no lo recomiendo porque estamos pasando una labor que prácticamente no añade valor a otra persona y también podemos eliminar esa tarea. Y eso es lo que recomiendo, eliminarla despiadadamente.

El tiempo pasa muy rápido y las oportunidades son muy valiosas como para despilfarrar nuestro tiempo laboral y el de nuestra organización en tareas que no agregan ningún valor a nuestros clientes, a nuestra organización o a nosotros mismos.

  • ¿Qué lo hace urgente?

Es importante que aprendamos a identificar qué hace urgente la tarea que tenemos entre manos. ¿Cómo podemos evitar que vuelva a ser urgente? Obviamente habrá imprevistos que nos pondrán en aprietos, pero esos casos deben reservarse para las emergencias, no para las tareas ocasionadas por mala planificación, sobrecarga de trabajo sobre nosotros mismos o nuestra organización, falta de inversión en algún proceso que puede facilitarnos y evitarnos la aparición de esas tareas urgentes.

Identificar esas razones nos permite tomar acciones oportunas para que no volvamos a estar en aprietos con esas urgencias que tenemos entre manos. Y que cuando realmente aparezca una emergencia sea eso, una emergencia y no un hábito.

  • Acéptalos (en cierta medida)

Gajes del oficio. La labor del líder es lidiar con estas situaciones imprevistas con mayor frecuencia que otras personas porque cuando las papas queman recurrimos a los líderes para encontrar una solución.

Lo ideal es que el equipo haya agotado instancias y lleguen al líder posibles soluciones en lugar de solo problemas sin ninguna propuesta. Pero finalmente se presentarán, una falla de máquina, un retraso en la llegada de una materia prima, un cliente insatisfecho, etc.

Si hemos aplicado los puntos 1 y 2, para el 3 quedarán solamente las emergencias reales, situaciones extremas y extraordinarias que no pudimos anticipar. En esos casos, sugiero no perder energía reclamando por algo que finalmente ya es parte de nuestro oficio como líderes y en lugar de eso, invertir toda nuestra energía en resolver la situación.

Todos quisiéramos que todo sea fácil y sencillo, pero no siempre será así y debemos estar listos. Mas no por eso debemos acostumbrarnos a los “urgentes” que pueden evitarse. Sepamos que son gajes del oficio, pero hagamos nuestro mejor esfuerzo por remover todas aquellas “urgencias” disfrazadas pero que en realidad solo son ineficiencias disfrazadas.

Buena caza.

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