4 errores en la Estructura Organizacional

estructura organizacional

Revisando hoy unos documentos pude notar la importancia de la estructura organizacional en el resultado del equipo. Fundamental para entender por qué algunas cosas suceden como lo hacen.

Estructura Organizacional Inflexible

Uno de los grandes errores que identifiqué es que la estructura organizacional sea inflexible. Lineamientos, procesos, etc. Si no tienen suficiente dinamismo el personal sigue una estructura obsoleta y los resultados dejan de ser eficientes.

Una estructura organizacional inflexible es más costosa. Uno piensa que actualizar constantemente la estructura supone un gran gasto, pero supone un gasto aún mayor dejarla caer en la obsolescencia, ¿por qué? Porque las estructuras organizacionales absorben gastos fijos mensualmente, consumen recursos para mantenerse.

No hay nada más desmotivador que una estructura que no escucha a la gente y se reúsa a cambiar. El mayor riesgo no es que la gente no siga nutriendo la estructura, el mayor riesgo es que ya no le interese hacerlo por esa falta de apertura.

Causa confusión en lugar de orientar

Es normal que la estructura organizacional ya no refleje lo que la gente ve en el terreno, ya sea en el mercado o en los procesos internos.

Estructuramos procesos y sistemas con la intención de que sirvan en el tiempo y ahorren tiempo. Pero si luego de haber caído en la obsolescencia vemos que ya no sirven, y solo confunden, no solo no ayuda, sino que perjudican.

En la operación, todo lo que perjudica, cuesta. Y ese costo finalmente lo absorbe la organización (colaboradores y accionistas/socios, afectando además, al cliente).

Esto no se comparte con los demás, pero es importante que todo el equipo sepa que, finalmente, las ineficiencias operativas (burocracia, por ejemplo) las absorbe la misma organización, y no solo eso, tienen un costo oculto porque si de rebote llegan al cliente, tienen un efecto en las ventas también.

Pienso que es sano no tener miedo a compartir esto e invitar al equipo a que aporten ideas para renovar la estructura, como menciono más adelante.

Estructura sin identidad

Otro gran error que veo es cuando una estructura ya no refleja la identidad de la organización. Pasa muy seguido que decimos “¡SOMOS ÁGILES!” pero para hacer una compra hay que llenar 10 formularios.

O cuando hablamos de escuchar a nuestro equipo y a nuestros clientes, pero nuestra estructura para hacer caso omiso a cualquiera de sus sugerencias.

No somos lo que decimos, somos lo que hacemos. Somos la manera en la que nuestra organización hace las cosas.

Estructura sin propósito

Finalmente, otro error de la estructura organizacional, es que carezca de un propósito claro. Que exista solo por existir y no aporte ningún beneficio.

¿Cómo saber si la estructura aporta beneficio?

Desde el punto de vista del equipo debe cumplir lo siguiente:

  • Orientar sobre los procesos y sistemas de la organización
  • Facilitar el flujo de información
  • Facilitar el proceso del producto/servicio para satisfacer la necesidad del cliente
  • Permitir la mejora continua y evolucionar
  • Ser ligero, no burocrático y basarse en la confianza en lugar de sellar todo con 20 formularios y firmas de autorización.
  • Invitar a la retroalimentación, promover la participación del equipo.

Desde el punto de vista financiero:

  • Mantener un control apropiado del uso de recursos financieros de la empresa
  • Promover y medir la inversión
  • Promover la eficiencia operativa
  • Mantener los costos a niveles razonables para facilitar la obtención de resultados positivos al cierre de la gestión
  • Hacer uso eficiente de las fuentes de financiamiento, es un desastre prestarse plata para pagar la ineficiencia causada por la estructura organizacional.

La estructura organizacional es necesaria, sino seríamos una “desorganización” en lugar de una organización, pero no debe ser asfixiante ni caer en la obsolescencia. Tratemos de que sea ágil, responsiva, flexible, y esté en constante evolución.

Y para cerrar, una pista sobre qué cambiar de nuestra estructura nos la darán las personas y los resultados financieros/operativos. Escúchemoslos atentamente para decidir por dónde empezar el cambio. No tengamos miedo a hacer preguntas sobre qué cambiarían de la estructura, encontremos ineficiencias que no aportan valor para el cliente final. Nosotros no eres nuestra estructura, si la gente la critica no tenemos por qué tomar eso de manera personal; la estructura debe estar al servicio de la organización, no ser un grillete que la ata al pasado.

Buena caza.

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