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Finanzas: Funciones de Tesorería y Contraloría

En el anterior post definimos conceptualmente a las finanzas, su propósito y algunas consideraciones importantes.

En este nos adentramos un paso más, revisando algunos conceptos que deben estar claros para los líderes.

El Tamaño sí importa

Empresas pequeñas a veces tienen la idea de que los departamentos de finanzas son para las corporaciones y se conforman con llevar correctamente su contabilidad, pero no es así.

El tamaño solo importa para determinar cuántos miembros del equipo y qué recursos (oficinas, equipos de computadora, etc) destinarás a cada labor. Una empresa pequeña no necesita contratar 5 personas para su área financiera, de hecho, con que la o el líder conozca los fundamentos puede bastar, en apoyo quien lleve su contabilidad y realice su declaración de impuestos.

El tamaño no es justificación para no entender ni gestionar correctamente las finanzas de tu organización independientemente de su tamaño, su antigüedad y su rubro.

Tesorería

Una de las áreas dentro del rol de las finanzas corporativas es la de tesorería, también llamada: disponibilidades, administración de efectivo, etc.

No nos compliquemos, dicho de manera sencilla, tiene como objetivo la administración del flujo de dinero y el capital de la empresa.

Se encarga por un lado de que la operación genere suficiente dinero y no solo eso, que, si lo hace otorgando créditos, estos se cobren oportunamente.

Por otro lado, que las salidas de dinero estén controladas, pagos a proveedores, pagos de préstamos, etc. Que todo se haga de manera oportuna, pero velando que el dinero que salga no sea mucho mayor al que ingresa porque puede ocasionar conflictos.

El hecho de que su nombre sea tesorería no implica que solamente gestione movimientos en efectivo, también debe gestionar aquellos movimientos devengados, es decir, los movimientos que se registran en una fecha, pero cuyo pago puede ser en otra (compras o ventas a crédito, por ejemplo).

En caso de requerirlo pueden y deben analizar posibles fuentes de financiamiento al mejor costo para la empresa. Es decir, préstamos con las mejores condiciones posibles para la organización, o en su defecto, otras fuentes de financiamiento.

Y en caso de tener un exceso de liquidez o circulante también pueden sugerir opciones de inversión a las áreas de operación o ventas. Debe interponer sus mejores oficios a fin de que los recursos de la organización vayan dirigidos a las líneas donde podrán generar mayor rendimiento.

Contraloría o Contabilidad

Esta segunda gran parte de las finanzas se encarga del registro y procesamiento de la información financiera dentro de la organización, no solo para la presentación a socios y accionistas sino también para lograr el “compliance” empresarial, es decir, que la empresa cumpla a cabalidad sus obligaciones ante entidades regulatorias y fiscales, por ejemplo, impuestos.

Dentro de esta área se encuentran las funciones de llevar correctamente la Contabilidad, declarar oportuna, y cabalmente los Impuestos, la elaboración y correcto seguimiento de los Presupuestos, cálculo y control de los Costos etc.

Como se puede notar, una función va más dirigida a la operación y administración del dinero y la otra al registro y procesamiento de estos movimientos de dinero para su declaración y presentación a instancias correspondientes.

Coordinación Total

Si en tu organización se manejan 2 áreas separadas para estas funciones debe existir coordinación para que no empiecen a generarse errores por falta de comunicación.

Y no solo eso, estas áreas deben coordinar con el resto de la organización. Es muy común que el área de Finanzas está aislada pidiendo que se reduzcan los costos e incrementen las ventas, pero sin entender realmente lo que aquello implica para quienes realizan la operación. Esto, aparte de generar malos entendidos, no responde a un manejo financiero real.

Recuerda que las finanzas están para servir a la organización y a la operación y no al revés. El objetivo es que los recursos estén gestionados de manera eficiente y se tomen las mejores decisiones pensando en el largo plazo. Más adelante desarrollaremos este punto. Hasta entonces.

Te deseo lo mejor.

Buena caza, guerreras y guerreros.

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