Un espacio para coordinar o una gigantesca pérdida de tiempo. Todo depende de cómo se manejan.
Estos consejos nos permitirán sacarle el jugo y permitirán que sean un espacio de coordinación, debate y resolución.
Razón de ser
Este tema… ¿amerita reunirse?
Sé muy selecto con tus reuniones, la experiencia te permitirá separar los temas que realmente ameritan reunirse de los que pueden coordinarse con un correo electrónico o un par de llamadas.
Recuerda que una reunión es un momento donde todos los asistentes dejan de hacer lo que deben por atender a la misma, seamos respetuosos con el tiempo de todos y convoquemos solo a las reuniones que lo ameriten.
Propósito claro
¿Para qué es la reunión?
Quien convoca a la reunión es responsable de establecer claramente el propósito y no permitir que se toque ningún otro tema hasta que la reunión haya cumplido su objetivo. Otros temas pueden tratarse al final si queda tiempo, tener su reunión específica o hablarse en privado con quienes lo soliciten.
Que la agenda esté clara.
Tipo de Reunión
¿Dónde nos reunimos?
Ahora la tecnología nos permite organizar reuniones rápidas directo desde nuestros escritorios o teléfonos. No por ello debemos abusar de esas herramientas. Hay gente que pasa las malas prácticas de las reuniones presenciales a los espacios digitales. Hablar en desorden, tocar temas que no estaban planificados, etc.
Conocí un gerente que amaba las reuniones presenciales y convocaba gente de toda la ciudad para un tema de 15 minutos, y que de paso ya no permitía que todos vuelvan a su lugar de trabajo.
Las reuniones deben ser un sinónimo de eficiencia porque requiere un recurso muy escaso que es el tiempo de todos sus asistentes. Sin importar el medio por el que se lleve a cabo.
Convocatoria
¿Quiénes deben entrar?
Creo que todos estuvimos en reuniones donde hay gente que dice un par de frases y no vuelve a intervenir y ya no tiene razones de estar.
Es importante definir quiénes deben estar, o en qué momentos. Quien convoca a la reunión tiene la responsabilidad de convocar a quienes realmente aporten en la reunión o que deban estar al tanto del tema en cuestión.
No soy partidario de hacerlas obligatorias, si hay gente que no quiere estar en la reunión es mejor que no esté porque quienes están apurados o se sienten fuera de lugar no agregan casi nada a la reunión.
Sé un león con el tiempo
¿Más horas es mejor?
No, si programas una reunión de media hora haz tu mejor esfuerzo para que se respete esa media hora. Como mencioné, la experiencia permite un mejor cálculo del tiempo necesario para una reunión, pero mucho más importa que todos los involucrados nos aseguremos de ser eficientes en el uso del tiempo.
De igual manera, si alguien llega 15 minutos tarde a una reunión de media hora es un gran desperdicio, puedes establecer algún sistema de sanciones, recuerdo que un equipo cobraba un pequeño monto de dinero por cada minuto de retraso que iba a un fondo en beneficio del equipo, podía invertirse para un refrigerio o un momento de esparcimiento.
No nos vayamos por las ramas, asegurémonos de que cada tema agendado esté cerrado y claro. Si se requiere una nueva reunión, pero con menos gente es mejor que retenerlos a todos escuchando algo que puede tratarse a solas o por correo.
Toma Nota
¿En qué quedamos?
Que todas las conclusiones estén anotadas claramente, lo que se acordó, tareas pendientes, responsables y fechas límite.
No hacerlo es como nunca haberse reunido.
Tan importante como anotarlo es que se haga seguimiento a las conclusiones de la reunión cuando se requieren futuras acciones.
Reuniones random
También es importante crear los espacios para momento informales, celebraciones de cumpleaños, celebración de algún logro pequeño que puedan hacerse rápidamente en la oficina, etc.
Esos pequeños momentos no tienen otro objetivo más que fortalecer vínculos y distenderse un poco. Todos los equipos lo requieren y hacerlo tendrá beneficios en la interacción de los mismos.
Con esta base y con toda la experiencia que puedas sumar verás cómo tus reuniones son más eficientes y tu equipo se libera de tiempo para seguir avanzando en pro de la organización.
Te deseo lo mejor.
Buena caza guerreras y guerreros.