Hacer seguimiento permite lograr la ejecución de una o varias actividades que nos permitan lograr nuestros objetivos personales u organizacionales. A lo largo de las organizaciones hay cientos, sino miles, de actividades, tareas y labores. Por lo cual, de no hacer el respectivo seguimiento, muchas de ellas van quedando en el olvido y no se llegan a ejecutar. O eventualmente lo que era importante se convierte en algo urgente cuando hay poco tiempo para actuar.
Cuestión de prioridades (siempre)
Los temas urgentes logran mantenerse a flote porque ya no hay dónde perderse y todos sabemos de ellos y sus consecuencias. Pero las actividades importantes son relegadas a un segundo plano y se pierden. Nadie habla de ellas, nadie se toma la molestia de atacarlas, y como por su importancia requieren el involucramiento de varios equipos finalmente nadie dice ni hace nada al respecto.
Para ello, el primer paso que debemos dar es separar los temas urgentes (que usualmente brillan por sí solos) de los importantes, aquellos que tienen su grado de dificultad, que involucran a varias áreas, y que tendrían un impacto fuerte en la organización o sus resultados. Como mencioné antes, aquellos de los que nadie habla y que pensamos “pueden esperar”.
Registrar a qué hacer seguimiento
Lo segundo es tener anotados cuáles son estos temas que ameritan seguimiento, si solo apelamos a la memoria de unas cuantas personas estaremos en mucho riesgo.
Ahora con la tecnología podemos contar con la información visible y disponible al alcance de todos. Lo cual nos permite mantener a flote estas actividades relevantes, de las que no queremos hablar, pero que al tenerlas anotadas y visibles ya no podremos omitir. O al menos será más difícil intentarlo.
¿Quién debe hacer seguimiento?
Lo usual es que a quien le importa que las cosas sucedan sean quienes hagan seguimiento. Los interesados son quienes se encargan de sus actividades “importantes”. O al menos deberían.
Lo ideal es que todos reconozcan las actividades importantes y como organización nos concentremos en ellas, pero la rutina y el día a día nos muestran una realidad totalmente diferente.
Nos dejamos caer en lo urgente o “lo que nos dicen” en lugar de hacer seguimiento a lo importante.
Entonces según la naturaleza de la actividad recae sobre ciertas personas el hacer seguimiento. Cuando surge una situación urgente no debemos atenderla solamente o identificar sus causas, debemos explorar qué falló en el seguimiento y ejecución de las actividades que hubiesen evitado que se genere.
Reconoce tus actividades y temas
Es primordial que reconozcamos aquellas actividades importantes que son de nuestra responsabilidad para que no dejemos que queden en el olvido.
Los líderes, particularmente, debemos atender esta situación con vital importancia porque por nuestro rol de ver la organización de manera transversal tenemos mayor facilidad de proponer actividades IMPORTANTES.
Acciones que permitirán que la organización mejore en su conjunto, orientadas a mejorar la eficiencia o a reducir riesgos que pueden ser peligrosos.
Tip extra
Una gran ayuda es involucrar al equipo y crear una cultura donde todos (o al menos buena parte) estén al tanto de estas actividades importantes para que se lleven a cabo y no recaigan sobre la memoria o insistencia de una sola persona como usualmente pasa.
Si todos sabemos cuáles son las actividades importantes, y hay el interés por llevarlas a cabo entonces las probabilidades de éxito son mucho mayores.
¡Buena caza!