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Gestión de Efectivo (también en facilito)

Las organizaciones tienen su dinero en bancos, en caja, en moneda local o extranjera. Puede estar en medios digitales o en billetes comunes y silvestres.

Son como la sangre de la organización puesto que su circulación nos permite pagar proveedores, honrar nuestras obligaciones financieras, etc. Prácticamente todas las operaciones de cobros y pagos se hacen en efectivo. Muy pocas transacciones se hacen en especias, por ello no las mencionaremos en este post. Un dato interesante es que la palabra salario viene de la antigüedad cuando se pagaba a la gente con sal. Algo que obviamente muy poca gente aceptaría hoy.

Ciclo de Caja

La correcta gestión de efectivo pasa por establecer correctamente las condiciones de crédito y entender o negociar las de pago.

Por ejemplo, si vendes productos a 30 días de crédito, pero tus proveedores te cobran al contado, si no mantienes una reserva en caja para cubrir este “hueco” tendrás problemas de liquidez.

Las políticas de crédito son particularmente importantes porque si repartes créditos como si fueran dulces, sin que los clientes cumplan ningún tipo de condiciones corres el riesgo de que muchas de esas cuentas por cobrar se vuelvan “incobrables”. Y ello afecta tu flujo de caja porque el dinero que planificaste cobrar no volverá y puede causar problemas.

Ahorros

Este es un consejo que doy mucho. pero encuentro en pocos libros y pocos clientes acostumbran, que es el de tener una reserva de unos 3 a 6 meses en caja para tiempos difíciles. Esos ahorros pueden estar “guardados” en bonos del estado, depósitos a plazo fijo o similares, para resguardar su valor, pero relativamente disponibles para cuando los necesites. Recuerda que una empresa debe estar preparada para cualquier situación de caída en las ventas o parones totales como los que, lamentablemente, tuvimos durante la cuarentena.

Operación

Hay un estado financiero llamado Estado de Flujo de Efectivo que muestra específicamente cómo se comportó el efectivo de tu organización durante la gestión. Más adelante lo veremos a detalle, pero es importante que lo conozcas y que entiendas los 3 bloques que lo componen.

El primero es el Efectivo Generado por las Operaciones. Como líder debes diferenciar el movimiento de efectivo de las actividades propias de tu actividad. Estos son las ventas, inventarios, pagos a proveedores, colaboradores, etc.

Si tu organización tiene problemas generando efectivo en este bloque debes revisar la eficiencia de tus operaciones, gestiones de cobro y pagos, costos de productos y todo lo relacionado con la operación.

Ideal conocer el flujo de caja que generan las operaciones para conocer su comportamiento, una recomendación, salvo que sea una situación extremadamente crítica (y aún así debes tener cuidado) nunca te prestes dinero a corto plazo para cubrir gastos operativos. Ese es dinero “caro” que debe provenir de la actividad como tal. Es aceptable en cierta medida cuando la empresa está arrancando, pero ya con años de funcionamiento hacerlo es peligroso y puede iniciar una bola de nieve de deuda que es difícil de cubrir.

Inversión

El siguiente bloque que compone el Estado de Flujo de Efectivo es el de inversiones, que muestra el comportamiento del efectivo originado del movimiento de activos fijos. Comprar una máquina de $200,000 sin duda afectará tu efectivo. Por otro lado, vender una máquina antigua generará efectivo específico de esa actividad. Salvo que te dediques a vender máquinas, esto será algo ocasional correspondiente a las actividades de inversión.

Las inversiones en activos fijos también se llaman CAPEX (capital expenditures) y se recomienda que estén planificadas en un Presupuesto de Capital para que la compra de estos activos nunca perjudique tu liquidez.

Financiamiento

Este bloque muestra el movimiento de efectivo relacionado con las fuentes de financiamiento, que son dos, financiamiento externo como préstamos bancarios y movimientos del capital como pago de dividendos, aportes de capital, venta de acciones y otros.

Este bloque permite identificar qué tanto efectivo mueven los pagos de obligaciones bancarias, pago de dividendos o ingresos como recibir el desembolso de un préstamo o el aporte de un socio, ingresos que no pueden confundirse con el flujo de efectivo operativo porque de hacerlo estás engañándote mezclando las fuentes de efectivo.

Conclusiones

Más adelante hablaremos de las actividades que consumen efectivo o de “aplicación” y aquellas que genera el mismo también denominadas “fuente”.  

Por ahora estos conceptos te permitirán entender cuáles son los fundamentos de la gestión de efectivo, y aunque parece complicado al inicio, a medida que vayamos practicando verás que se vuelve algo habitual y reconocerás inmediatamente a qué bloque pertenece cada movimiento de efectivo.

El Estado de Flujo de Efectivo es un estado que muestra un comportamiento pasado, no debemos confundirlo con una proyección de flujo de caja, de la cual también hablaremos más adelante. Hasta entonces.

Te deseo lo mejor.

Buena caza, guerreras y guerreros.

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