Hace unos 7 años una empresa dedicada al rubro gráfico tenía unos márgenes desastrosos. Ya habían pasado un par de gestiones cerrando a pérdida.
Tras un profundo análisis financiero el problema saltó a la luz. Esta es la historia de cómo esa organización pasó de perder dinero a generar rentabilidad solo con una decisión con efecto casi inmediato.
Indicios
Algo no se veía bien, esta organización trabajaba bastante, muchos pedidos en cola, máquinas a toda velocidad.
Los precios estaban acordes al mercado, los costos fijos estaban controlados. Pero aún así, los resultados no eran los esperados.
Empezamos a preguntarnos dónde podría estar el problema. No solo por la necesidad de mejorar los resultados, sino que ya se estaba generando un riesgo enorme de entrar en iliquidez y no pudimos afrontar algunas obligaciones críticas.
Resolver esta situación ya no se trataba de mejorar, sino de sobrevivir.
Fuentes de información y archivo
Algo que dificultó el análisis fue que en ese momento la organización tenía muy desordenada su información financiera y contable. La misma no estaba digitalizada, los comprobantes no estaban bien archivados. En resumen, había mucha deficiencia en las fuentes de información.
El origen de este tema, aunque no es el punto de este post, es importante mencionarlo; el personal a cargo del manejo administrativo / contable de ese entonces no estaba calificado para ello. Eso ocasionó muchos problemas al momento de disponer de información para el análisis como ya mencioné líneas más arriba.
Un problema llamado “proveedor”
Luego de armar manualmente nuestra estructura para el análisis, encontramos el problema. El margen bruto. El costo de la materia prima esencial para el proceso era demasiado alto.
Y no solo eso, el proveedor, un intermediario entre el fabricante y nosotros, subía el precio cuando le daba la gana, afectando aún más nuestro margen de rentabilidad.
De hecho, este proveedor llegó a generar una especie de monopolio con ese material, reteniendo el insumo en sus almacenes a fin de aumentar mucho la demanda y cuando esto sucedía subía también los precios.
Algo de escala tan pequeña nos afectaba enormemente.
La Solución
Estaba claro lo que debíamos hacer, tratamos de contactarnos directamente con el fabricante, pero nos dijo que no había forma de comprar directo de ellos y que todo debía hacerse a través del intermediario.
Con un toque de suerte siguiendo esa perseverancia de buscar nuevas opciones, encontramos un nuevo proveedor, con precios muchísimo más accesibles, con la misma calidad que se estaba manejando y lo más importante, una atención mucho más seria y diligente.
Siguiendo ese momento de fortuna, se unió al equipo un profesional especialista en contabilidad, tributación y administración. Esa fue la cereza del pastel porque permitió contar con registros acordes, veraces y listos para su uso cuando se necesita saber cómo está el desempeño de un proceso en particular.
Este nuevo proveedor significó el cambio total en las finanzas de la organización. No se tocó para nada el precio a los clientes, se mejoraron los tiempos de entrega, se mantuvo la calidad del producto entregado y la organización pasó de generar pérdidas a ser rentable.
Me enteré hace poco que la compra reciente fue de 25 toneladas de material. Porque en lugar de pedirnos dinero por adelantado, la relación ha evolucionado tan favorablemente que hay buenas políticas de crédito entre ambas empresas. Lo que permite tener a disposición el material.
Lecciones
Aparte de la obvia lección de estar al tanto del desempeño de nuestra operación, esta experiencia nos enseñó la importancia de contar con un buen proveedor, uno que realmente sea un socio estratégico.
Aprendimos también que podemos encontrar mejores opciones para nuestro proceso, especialmente si nuestros proveedores actuales no responden a nuestra necesidad actual.
El mundo de los negocios es tan dinámico que debemos tener los ojos abiertos para ratificar constantemente que nuestros proveedores están alineados y nos permiten ofrecer el mejor servicio/producto posible.
Fundamental también contar con un equipo acorde a las necesidades de la organización. Cuando se incorporó al equipo un profesional experto en contabilidad y administración es que la información estaba a mano, bien organizada y lista para su uso.
El impacto de un cambio tan “pequeño” fue decisivo. Intervienen muchos factores claro, pero realizar estos ajustes pueden encerrar un beneficio potencial muy importante para tu organización.
Buena caza.